E-mail-ul a devenit instrumentul principal de comunicare în orice companie, fie că vorbim de comunicarea cu partenerii, colegii sau clienții! Pe lângă zecile de e-mail-uri primite zilnic, lipsa unei organizări a contului propriu de e-mail ne scade productivitatea și eficiența la birou.
Scapă de aglomerația de mail-uri din Inbox și elimină timpul pierdut atunci când nu găsești un e-mail important, prin aplicarea unei reguli simple: crearea unor foldere speciale și mutarea mesajelor în aceste foldere.
În Outlook, putem crea un folder foarte ușor, prin shortcut-ul CTRL+SHIFT+E. În funcție de proiecte, importanța sau frecvența mail-urilor, putem realiza o structură cu foldere multiple, în care să mutăm mail-urile pe măsură ce le primim.
Reguli simple, beneficii multiple
Sortarea e-mail-urilor în foldere diferite, în funcție de categorie, departament, importanță etc. După citirea mesajelor primite, le putem muta ușor în foldere sau putem crea chiar reguli, care să le sorteze automat. De exemplu, pentru zecile de newslettere primite zilnic, putem seta o regulă care să le mute automat în folderul denumit Newsletter, unde putem reveni oricând dorim;
Accesare rapidă a informațiilor: Atunci când dorim să revedem un anumit mail și să căutăm informații despre un proiect, îl vom găsi cu ușurință în folderul specific, fără a pierde timp îndelungat în căutarea lui;
Mai multă organizare și eficiență: Dacă nu reușim să avem un Inbox cu zero e-mail-uri la sfârșitul zilei, cum ar fi ideal, este recomandat să păstrăm cât mai puține e-mail-uri în Inbox, iar celelalte să fie mutate în foldere. În felul acesta, vom avea o mai bună organizare în contul de e-mail și vom câștiga minute bune de productivitate în fiecare zi.
Așadar, crearea unei structuri de foldere în Outlook este o modalitate foarte bună pentru a scăpa de aglomerația de e-mail-uri din Inbox și pentru o mai bună organizare și eficiență în contul de e-mail, pe care îl utilizăm zilnic pentru comunicare.
