Într-o companie, întâlnim frecvent una din cele două situații previzibile: situația 1 este atunci când unii membri ai echipei trimit zeci de e-mail-uri pe zi managerului și lasă impresia că sunt dependeți de acesta, îi “pasează maimuța” și nu pot lua propriile decizii, blocându-se în activitate. Toate aceste e-mail-uri sunt consumatoare de timp și energie, întrerup activitatea celui care le primește și, cel mai important, nu contribuie la eficientizarea activității din companie.
În situația a 2-a, se întâmplă invers: managerul nu primește niciun e-mail de la o parte din echipa sa și nu știe în ce stadiu al proiectelor se află, ceea ce afectează rezultatele generale și implicarea membrilor echipei.
Bineînțeles, niciuna dintre cele două soluții nu este indicată. Pentru a asigura o organizare eficientă, ai nevoie de o formulă simplă și ușor de implementat, care să fie folosită de colegi în interiorul propriilor echipe. Răspunsul a fost oferit chiar de CEO-ul Class IT, care a definit această soluție foarte simplu – “Un e-mail pe zi”
De ce “un e-mail pe zi” și ce presupune acest e-mail?
Un e-mail pe zi se trimite la sfârșitul programului de lucru managerului de echipă/proiect, în care menționezi rezultatele obținute pentru proiectele actuale și deciziile pentru care ai nevoie de confirmare.
Dezavantajele trimiterii unui număr mare de e-mail-uri pe zi sau a niciunui e-mail le-am enumerat deja mai sus. La polul opus, avantajele trimiterii unui singur e-mail pe zi sunt multiple: eficiență, organizare, timp câștigat, responsabilitate etc. Atunci când trimiți un singur e-mail, în care concentrezi rezultatele obținute și deciziile de care ai nevoie de la managerul tău, devii autonom, responsabil și îți asumi mai mult propriile acțiuni. În acest fel, nu vei mai trimite 10 e-mail-uri pentru decizii minore, care nu implică neapărat consensul managerului, ci ești capabil să filtrezi ceea ce ai de întreprins și să acționezi rapid.
E-mail-ul pe zi are un format comun pentru colegi:
– Rezultatele zilei
– Informări sau decizii necesare
– Obiectivele zilei următoare
Trăsăturile unui e-mail pe zi: clar, concis, scurt, la obiect, complet;
Pe cât de simplă, pe atât de eficientă este această strategie cu un e-mail pe zi. Aplicată în echipele solide, în care membrii performează, rezultatele nu vor întârzia să apară: echipa crește organic, sunt încurajate inițiativele, sunt create oportunități de apreciere a situațiilor pozitive, care cresc motivația și sunt îmbunătățite rezultatele fiecărui membru, dar și ale echipei.
În concluzie, o metodă testată pentru o mai bună organizare și eficientizare este strategia unui e-mail pe zi, care, prin însăși denumirea sa, exprimă simplitate și eficiență: un e-mail pe zi este scurt și concis, conține rezultatele, informările și deciziile necesare și se trimite de membrii echipei managerului acesteia.
Mai jos, vă invităm să urmăriți prezentarea dedicată unui e-mail pe zi:
